Tentang HRD: Human Resource Audit

HR Audit

Bagi sebagian orang, mendengar kata audit yang langsung terbayang adalah sesuatu yang berhubungan dengan prosedur standar, berkaitan dengan keuangan, dll. Audit berarti melakukan pengecekan atau pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau belum. Bagi yang berkecimpung dalam aspek keuangan, memang tidak aneh karena sudah ada standar internasional atau untuk management juga ada standar ISO. Tapi jika SDM diaudit, standar apa yang dipakai? Mengapa harus ada audit SDM? Untuk apa? Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah audit SDM.

Dengan perkembangan teknologi, sistem, manajemen maupun kebutuhan organisasi, fungsi audit sekarang sudah semakin meluas dan melingkupi hampir semua aspek manajemen. Ada audit keuangan, finansial, Information Technology, safety, lingkungan, audit energy, dan bahkan SDM sendiri termasuk obyek yang dapat diaudit. Terus apa yang dimaksud dengan Audit SDM?

Audit SDM adalah serangkaian audit yang bertujuan untuk mengkaji fungsi SDM, mulai dari struktur dan sumber daya SDM, peran dan tanggung jawab masing-masing personil, kepemimpinan, prosedur dan kebijakan, hingga kondisi lingkungan kerja.

Tujuan HR Audit atau Audit SDM

Untuk membantu SDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
Untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
Untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas SDM
Untuk memperbaiki fungsi SDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM

Manfaat HR Audit

Audit SDM mempunyai banyak manfaat. Manfaat secara garis besar adalah memberikan gambaran mengenai bagaimana fungsi SDM dalam organisasi, sehingga bisa diperoleh feedback yang tepat mengenai bagaimana aktivitas SDM seharusnya dilakukan. Intinya, audit ini bermanfaat untuk mnegevaluasi bagaimana kontribusi aktivitas SDM terhadap strategi organisasi.

HR Audit terdiri dari beberapa area:

1) Audit Fungsi SDM

Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.

2) Audit Kepatuhan

Audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.

3) Audit Iklim SDM

Audit ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari motivasi, semangat, hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.

4) Audit Strategi Perusahaan

Audit ini merupakan audit yang penting karena strategi perusahaan menentukan keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan informasi penting dalam menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi, karena segala aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan.

Proses Audit

Proses audit terdiri atas enam langkah:

Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan manajemen puncak,
Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit, serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan
Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda dalam organisasi
Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen SDM,
Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular