Tentang HRD : Kelebihan dan Kekurangan Berbagai Metode Payroll

Sebagaimana kita semua tahu, sistem penggajian menjadi satu tanggung jawab yang sangat besar bagi seorang HRD. Sebagai pihak yang diberikan tanggung jawab tersebut, mereka harus sangat berhati-hati dalam mengurusnya. Sistem payroll sebenarnya dapat dikerjakan dengan metode manual, menyewa jasa pihak ketiga, atau menggunakan aplikasi payroll. ketiga metode tersebut tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Untuk itu mari kita cari tahu metode manakah yang paling cocok untuk digunakan perusahaan Anda saat ini.

Proses Payroll Manual

Sistem payroll / penggajian manual dikerjakan dengan cara menghitung gaji karyawan satu per satu, mulai dari tunjangan kedatangan, upah, pajak penghasilan, biaya asuransi, dan komponen-komponen lainnya, dihitung secara manual.

Metode ini memungkinkan terjadi kesalahan begitu besar saat penghitungan. Belum lagi penggajian dengan metode manual akan banyak menyita waktu karena sebelum mencetak slip gaji perhitungan harus di cek kembali untuk menghindari adanya kesalahan.

Sistem penggajian atau sistem payroll dengan pengerjaan manual membutuhkan orang-orang yang paham cara perhitungan pajak, asuransi, dan tunjangan karyawan. Perusahaan akan sangat bergantung terhadap satu orang tersebut. Metode ini akan mudah dilakukan jika perusahaan masih berskala kecil dengan jumlah karyawan masih sedikit.

External Payroll Service

Agar proses penggajian tidak banyak mengganggu aktivitas core business perusahaan, tidak sedikit perusahaan yang menggunakan jasa pihak ketiga untuk mengerjakan proses payroll. Sehingga staf HRD perusahaan akan mengurus proses akhir penggajian saja, tanpa perlu menghitung gaji yang diterima tiap karyawan. Metode ini tentu cukup membantu dan memberikan solusi bagi perusahaan skala menengah. Namun mengingat penghitungan yang terjadi di luar atau bukan di tempat perusahaan langsung, hal ini menimbulkan masalah baru yaitu kesalahan koordinasi atau komunikasi sangat mungkin terjadi.

Terlebih lagi menurut Internal Revenue Service, kesalahan yang terjadi pada perhitungan pajak oleh konsultan payroll maka pihak pengguna jasa yang akan menanggung penalti. Adanya keterbatasan koordinasi dan komunikasi dengan penyedia jasa penghitungan gaji sehingga perusahaan baru akan menemukan kesalahan perhitungan pajak tersebut saat tibanya pelaporan pajak tahunan.

Aplikasi Payroll

Penggajian menggunakan sistem aplikasi payroll akan memberikan keleluasan bagi perusahaan untuk mengecek dan memproses gaji karyawannya secara langsung. Selain itu kemungkinan kesalahan perhitungan gaji karyawan sangat kecil sehingga perusahan tidak perlu khawatir adanya tagihan berupa penalti pajak di kemudian hari. Sistem payroll dengan penggunaan aplikasi payroll akan memudahkan pekerjan Divisi Personalia namun sebelum penerapan dengan metode ini tentu para staf Divisi Personalia harus dibekali pelatihan mengenai cara kerja aplikasi payroll tersebut.

Penggunaan aplikasi payroll juga mengharuskan perusahaan memiliki anggaran tersendiri untuk pembiayaan hak guna aplikasi payroll, tenaga teknikal jika terjadi kendala pada aplikasi payroll, dan biaya yang berkenaan dengan penggunaan jaringan atau site host.

Sudahkah Anda memutuskan sistem aplikasi payroll dengan metode apa yang paling cocok untuk perusahaan Anda?